Cómo calcular horas de trabajo
Llevar un registro de las horas de trabajo de los empleados asegura una compensación justa y una gestión eficiente de los proyectos.
¿Pero cómo se calculan las horas trabajadas por día, semana o mes? Puedes hacerlo automáticamente usando una aplicación para hacer un seguimiento del tiempo, semi-manualmente con una Calculadora de Tarjetas de Tiempo, o manualmente llenando plantillas de hojas de tiempo.
Existe una fórmula sencilla también, para calcular las horas laborales en papel o usando una calculadora.
Veamos diferentes formas de calcular las horas trabajadas por los empleados dentro de un período específico y cómo crear tus propias hojas de tiempo.
Contenidos
Vamos a calcular las horas de trabajo
Para calcular las horas de trabajo dentro de un período específico, sigue estos pasos:
Paso 1: Determina la hora de inicio y la hora de finalización
Para calcular cuántas horas trabajaste tú o tus empleados en un día, semana o mes, necesitas definir con precisión la hora de inicio y finalización de cada día laboral del período que se está haciendo el seguimiento.
Esto puede implicar referirse a las hojas de tiempo, registros de trabajo, o incluso usar un rastreador de horas laborales que proporcione información detallada sobre la hora de entrada y salida.
Por ejemplo: El lunes, Pedro comenzó a trabajar a las 8 AM y terminó a las 4 PM.
Paso 2: Convierte el tiempo al formato de 24 horas
Convierte las horas de inicio y finalización al formato de 24 horas para mantener la consistencia y evitar confusiones con las designaciones AM/PM. Para convertir al formato de 24 horas, suma 12 a la hora de finalización (horas de la tarde), y deja la hora de inicio (horas de la mañana) tal como está.
Por ejemplo: Como Pedro comenzó a trabajar a las 8:00 AM y terminó a las 5:15 PM, lo convertirás a 8:00 y 17:15.
Paso 3: Convierte a formato decimal
Dado que los horarios laborales a menudo implican precisión a nivel de minutos, y los empleadores usan el formato decimal para calcular los salarios, es esencial convertir los minutos a horas decimales. Para hacerlo, simplemente divide los minutos entre 60.
Por ejemplo: Como Pedro terminó de trabajar a las 17:15, divide 15 entre 60 para obtener 0.25. Esto convierte 17:15 en 17.25.
Paso 4: Resta la hora de inicio de la hora de finalización
Con las horas de inicio y finalización en formato de 24 horas y decimal, puedes restar la hora de inicio de la hora de finalización para determinar las horas totales trabajadas.
Por ejemplo: Como Pedro comenzó a trabajar a las 8:00 AM (08:00) y terminó a las 5:15 PM (17:00), sus horas totales de trabajo suman 9:15 horas (17:15 - 8:00 = 9:15). Ahora, convirtamos esto a formato decimal: 9:15 -> 9.25.
Paso 5: Resta los descansos no remunerados
Los descansos no remunerados generalmente se deducen de las horas totales de trabajo para determinar las horas netas de trabajo, que representan el tiempo real dedicado al trabajo.
Este paso final es crucial para asegurar que los empleados sean compensados de manera justa por sus horas reales de trabajo. Para restar los descansos no remunerados, identifica la duración total del descanso y réstala de las horas totales de trabajo.
Por ejemplo: Como Pedro trabajó 9.25 horas y tomó un descanso para almuerzo de 30 minutos (30/60=0.5), sus horas netas de trabajo son 8.65 horas (9.25 - 0.5 = 8.75).
Paso 6: Calcula las horas totales trabajadas para el período de pago (semana, mes)
Ya has aprendido cómo calcular las horas diarias de trabajo. Para calcular las horas totales trabajadas por semana o mes, suma las horas totales trabajadas en el período particular utilizando las mismas fórmulas.
Si quieres calcular las horas trabajadas por los empleados para un período de pago específico, te sugiero que cambies a un software de seguimiento de tiempo que lo hará automáticamente.
Beneficios y contras de calcular las horas de trabajo manualmente
Crear tarjetas de tiempo escritas a mano es una manera simple y económica de calcular las horas, pero funciona bien solo para aquellos en puestos de trabajo freelance.
Desafortunadamente, no es un método eficiente en cuanto al tiempo para calcular las horas de trabajo de los equipos.
Beneficios:
- No se necesita capacitación
- Es económico de implementar
- No se requiere software adicional
- Adecuado para empleados remotos o móviles
Desventajas:
- Consume mucho tiempo registrar y mantener los datos
- Susceptible a errores y omisiones
- Difícil de generar informes
- No es escalable para equipos grandes o proyectos complejos
En general, las tarjetas de tiempo escritas a mano son una opción viable para empresas con equipos pequeños o necesidades simples de nómina.
Sin embargo, no son el método más eficiente ni preciso para hacer un seguimiento de las horas de los empleados.
Las empresas con equipos más grandes o necesidades de nómina más complejas deberían considerar usar un rastreador de horas de trabajo.
Métodos más eficientes en cuanto al tiempo para calcular las horas de trabajo
Aplicaciones de seguimiento de tiempo
El software de seguimiento de tiempo automatiza el proceso de hacer un seguimiento y calcular el tiempo dedicado al trabajo, en diferentes tareas, proyectos o clientes.
Ya no se necesitan hojas de tiempo en papel, y todas las tarjetas de tiempo de los empleados siempre están a la mano, disponibles dentro de un mismo software.
Beneficios:
- Sistema fluido de reportes de tiempo
- Seguimiento de tiempo automatizado y métodos de seguimiento de tiempo fáciles de usar:
- Seguimiento automático de horas facturables y no facturables
- Seguimiento del tiempo dedicado a proyectos y tareas
- Seguimiento de descansos
- Cálculo de horas extras y pago de horas extras
- Integraciones con calendarios, herramientas de gestión de proyectos y software de RRHH
- Se puede utilizar en escritorio, móvil y web
- Perfecto para equipos presenciales y remotos
Desventajas:
- Necesita una capacitación básica
- Hay opciones tanto pagas como gratuitas disponibles
Sistemas integrados de nómina
Los sistemas integrados de nómina combinan el seguimiento del tiempo con el procesamiento de la nómina. Esto elimina la necesidad de ingresar manualmente el tiempo en el software de nómina.
Beneficios:
- Elimina la necesidad de ingresar manualmente el tiempo en el software de nómina
- Mejora la precisión y la eficiencia
- Una herramienta que cubre múltiples necesidades
Desventajas:
- Requiere un sistema de nómina más costoso
- Puede no ser adecuado para todas las empresas
- Requiere capacitación
Relojes de fichaje
Los relojes de fichaje son dispositivos físicos que los empleados usan para registrar su entrada y salida del trabajo.
Son una forma más confiable y precisa de hacer un seguimiento de las horas que las hojas de tiempo escritas a mano, y también se pueden usar para registrar los descansos y las horas extras.
Beneficios:
- Más confiables y precisos que las hojas de tiempo escritas a mano
- Seguimiento de descansos y horas extras
- Integración con sistemas de nómina
- Se pueden usar con una variedad de sistemas de programación
Desventajas:
- Pueden ser costosos de comprar e instalar
- Requieren mantenimiento adicional
- No son tan portátiles como las aplicaciones de seguimiento de tiempo
- No son adecuados para empleados remotos o móviles
Los relojes de fichaje son una buena opción para las empresas que necesitan una forma confiable y precisa de hacer un seguimiento de las horas y podrían funcionar bien para las empresas con un gran número de empleados o necesidades complejas de nómina.
Sin embargo, las empresas con empleados remotos o móviles deberían considerar el uso de una aplicación de seguimiento de tiempo en su lugar.
Relojes de fichaje online
Los relojes de fichaje en línea permiten a los empleados registrar su entrada y salida utilizando computadoras o dispositivos móviles. Este método es más preciso y eficiente que las hojas de tiempo manuales, pero requiere software e infraestructura adicionales.
Beneficios:
- Más precisos y eficientes que las hojas de tiempo manuales
- Pueden hacer un seguimiento de descansos y horas extras
- Se integran con sistemas de nómina
Desventajas:
- Requieren software e infraestructura adicionales
- Pueden no ser adecuados para todas las empresas
- Pueden ser costosos de implementar
Hojas de cálculo
¿Eres un fanático de las hojas de cálculo y quieres usar Excel o Google Sheets como tu calculadora de horas? ¿Por qué no? He creado algunas plantillas gratuitas de hojas de tiempo que puedes usar para calcular las horas trabajadas en Excel o Google Sheets:
- Plantilla de hoja de tiempo mensual
- Plantilla de hoja de tiempo semanal
- Plantilla de hoja de tiempo diaria de 24 horas
Beneficios:
- Flexibles y personalizables
- Pueden usarse para hacer un seguimiento de múltiples proyectos y tareas
- Es posible generar informes y facturas
- Se pueden compartir con múltiples usuarios
- Se pueden usar en escritorio, móvil y web
Desventajas:
- Pueden consumir mucho tiempo configurarlas y mantenerlas
- Propensas a errores
- No son fáciles de usar, desordenadas e incómodas
- No son tan seguras como los sistemas dedicados de seguimiento de tiempo
Las hojas de cálculo son una opción viable para empresas con equipos pequeños o necesidades simples de nómina.
Sin embargo, no son el método más eficiente ni preciso para hacer un seguimiento de las horas trabajadas. Las empresas con equipos más grandes o necesidades de nómina más complejas deberían considerar usar una solución como una aplicación de seguimiento de tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo definir las horas de trabajo y las horas extras?
La definición de horas de trabajo puede variar según los contratos laborales, los estándares de la industria y las leyes laborales locales.
- Horas de trabajo regulares se refiere al periodo estándar durante el cual un empleado está obligado a estar presente y realizar sus deberes laborales.
- Horas extras ocurren cuando un empleado trabaja más allá de sus horas regulares de trabajo. Para calcular un evento de horas extras único, usa la calculadora gratuita de horas extras. Para hacer un seguimiento regular y automático de las horas extras, prueba el Rastreador de Horas Extras.
- Trabajo a tiempo parcial implica un arreglo laboral donde una persona trabaja menos horas que un empleado a tiempo completo, a menudo menos de 35-40 horas por semana.
Comprender estas distinciones es crucial tanto para empleadores como empleados para asegurarse de cumplir con las leyes laborales, la compensación apropiada por horas extras y el trato justo para los trabajadores a tiempo parcial.
¿Cómo calcular el pago de horas extras?
El pago de horas extras generalmente excede la tarifa regular por hora. Por ejemplo, en Estados Unidos, el pago de horas extras típicamente se calcula a 1.5 veces la tarifa regular por hora de un empleado por las horas trabajadas más allá de 40 en una semana laboral.
Recuerda que las reglas específicas para el pago de horas extras pueden variar según los acuerdos laborales, la clasificación del empleado y la jurisdicción. Ciertos estados pueden tener umbrales o tarifas distintos para horas extras, y algunas industrias pueden tener regulaciones únicas.
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